Le contrôle URSSAF demeure une étape cruciale pour assurer la conformité des entreprises en matière de cotisations sociales. Ainsi, être soumis à un contrôle URSSAF au cours de la vie de l’entreprise n’est pas rare. Cela ne signifie pas nécessairement que ce contrôle donnera lieu à un redressement.

En effet, certains contrôles sont aléatoires et permettent uniquement aux URSSAF de contrôler le bon respect de la législation sociale ou d’attirer l’attention du chef d’entreprise sur certains points.

1. Le déclenchement du contrôle

Le contrôle URSSAF peut être déclenché de manière aléatoire, selon un plan de contrôle établi par l’URSSAF, ou de manière ponctuelle à la suite à des signalements d’autres organismes de contrôle comme l’administration fiscale ou l’inspection du travail, des déclarations inexactes ou des anomalies détectées.

Le contrôle peut porter sur l’ensemble des cotisations sociales et contributions prévues par le code de la sécurité sociale (CSG/CRDS, cotisations d’assurance chômage, AGS, AGEFIPH, taxe d’apprentissage, etc).

Dans la plupart des cas, le contrôle donne lieu à une information préalable de l’entreprise, qui reçoit un avis de contrôle au moins 30 jours avant la date de la visite.

Cet avis comporte :

– La date et l’heure de la première visite ;

– Le nom du ou des agents chargés du contrôle ;

– La liste des documents à présenter.

En cas de travail dissimulé, le contrôle se fait sans information préalable, de manière spontanée.

L’employeur a l’obligation de recevoir le ou les inspecteurs des URSSAF et de leur présenter les documents demandés.

2. L’accès aux documents

Lors du contrôle, les agents de l’URSSAF examinent les documents comptables et sociaux de l’entreprise. Parmi les documents demandés peuvent figurer les bulletins de salaire, les contrats de travail, les déclarations sociales nominatives, les registres du personnel, les relevés de cotisations, les bilans comptables, grands livres, justificatifs de frais professionnels, les liasses fiscales, etc.

Il s’agira le plus souvent des documents des trois dernières années civiles y compris l’année en cours, ce qui correspond au délai de recouvrement des cotisations sociales.

Le contrôle peut aussi porter sur une période plus courte, notamment s’il y a eu un contrôle antérieur.

Les agents sont également bien fondés à entendre les salariés de l’entreprise s’ils l’estiment nécessaire

3. La méthode du contrôle

Le contrôle est soit exhaustif soit basé sur la technique de l’échantillonnage et de l’extrapolation.

Dans un contrôle exhaustif, toutes les données disponibles sont examinées et vérifiées. Cela signifie que chaque élément, chaque document, chaque transaction est passé en revue pour détecter d’éventuelles non-conformités ou erreurs. Ce type de contrôle est souvent utilisé lorsque les risques de non-conformité sont élevés ou lorsque l’ampleur des enjeux financiers est importante. Le principal avantage du contrôle exhaustif est qu’il permet une validation complète et précise de toutes les données, réduisant ainsi le risque de passer à côté de problèmes potentiels. Cependant, il peut être très consommateur en termes de temps et de ressources, en particulier pour les entreprises de grande taille.

Dans un contrôle par échantillonnage, seules certaines données sont examinées, représentant un sous-ensemble de l’ensemble des données disponibles. L’échantillonnage est généralement utilisé lorsque l’examen exhaustif de toutes les données est impraticable en raison de contraintes de temps ou de ressources. Les échantillons peuvent être sélectionnés de manière aléatoire ou stratégique pour garantir une représentation adéquate de l’ensemble des données. Les résultats de l’échantillonnage sont ensuite extrapolés à l’ensemble de la population de l’entreprise pour estimer la conformité globale.

La deuxième méthode est la plus courante car elle permet un réduire la durée du contrôle ainsi que la production et l’analyse des pièces.

Elle requiert le respect d’une procédure contradictoire spécifique en quatre phases (la constitution d’une base de sondage, le tirage d’un échantillon, la vérification exhaustive de l’échantillon et l’extrapolation à la population ayant servi de base à l’échantillon) et impose de recueillir au préalable l’accord du contrôlé et de le tenir informé tout au long des différentes phases.

4. Etablissement du rapport de contrôle

A la suite du contrôle, trois hypothèses se dessinent : soit le contrôle a mis en évidence un crédit en faveur de la société (la cotisant reçoit un avis de crédit), qui donnera lieu à un remboursement de la part des URSSAF, soit le contrôle n’amène aucune observation (la lettre mentionnera l’absence d’observations), soit le contrôle donne lieu à des observations (notification d’observations pour l’avenir) ou à un redressement.

L’inspecteur propose à l’entreprise une restitution de son contrôle sous la forme d’un entretien.

Dans le cas où des observations sont relevées, la société reçoit une lettre d’observations indiquant les fondements du redressement envisagé.

5. Lettre d’observations

La lettre d’observations est soit remise en main propre contre décharge soit envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception.

Elle doit comporter certaines mentions obligatoires sous peine de nullité du redressement.

L’entreprise dispose d’un délai de 30 jours pouvant être porté à 60 jours (sur demande de prolongation) pour répondre à la lettre d’observations, contester les conditions et conclusions du contrôle et apporter des explications sur les points litigieux. S’ouvre la période des échanges contradictoires.

Il est nécessaire que vous soyez accompagné par votre avocat pour répondre à la lettre d’observations.

6. Lettre de mise en demeure

A la suite des échanges contradictoires, si un redressement est toujours envisagé, une lettre de mise en demeure est adressée.

L’entreprise peut décider de procéder au paiement du montant sollicité dans le délai d’un mois afin d’éviter les pénalités, intérêts de retard ou majoration.

Il est également possible de négocier une transaction avec les URSSAF avec l’accord du Directeur des URSSAF (sauf lorsque le contrôle a mis en évidence du travail dissimulé). L’assistance de votre avocat sera également nécessaire à ce stade.

7. Contentieux et recours

En cas de désaccord persistant, l’entreprise peut saisir la Commission de Recours Amiable (CRA) de l’URSSAF dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la mise en demeure. La contestation doit comporter des arguments factuels et juridiques. L’accompagnement de votre avocat sera nécessaire.

Si la Commission de recours amiable rejette la demande et les arguments présentés, l’entreprise doit saisir le Pôle social du Tribunal judiciaire. L’assistance de l’avocat dans le cadre de cette procédure est fondamentale pour présenter tous les arguments juridiques possibles afin d’obtenir l’annulation du redressement ou la diminution du montant du redressement.

Le cabinet LBV AVOCATS reste à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.