La convocazione per il colloquio preliminare
Posté le 2 Maggio 2024 dans Diritto del lavoro.
La prospettiva di un licenziamento è un momento stressante per il dipendente e fonte di molte domande.
Quale atteggiamento adottare alla ricezione della temuta lettera raccomandata?
Come prepararsi e difendere i propri diritti?
Questo articolo si propone di affrontare le principali questioni che sorgono in questo momento del percorso professionale.
- La convocazione al colloquio preliminare
L’articolo L.1232-2 del codice del lavoro prevede che ogni datore di lavoro che intenda licenziare un dipendente debba, prima di prendere qualsiasi decisione, convocarlo per un colloquio preliminare.
Questo colloquio ha lo scopo di permettere al dipendente di esporre le proprie spiegazioni sul motivo del licenziamento in questione.
Questo passaggio deve essere rispettato dal datore di lavoro indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda e dall’anzianità del dipendente.
La convocazione avviene tramite lettera raccomandata o lettera consegnata a mano con ricevuta e il colloquio preliminare non può avere luogo prima di cinque giorni lavorativi dopo la presentazione della lettera raccomandata o la consegna a mano della lettera di convocazione.
Una convocazione orale è irregolare e non può essere considerata valida.
L’invio della lettera raccomandata è generalmente privilegiato poiché il dipendente può rifiutarsi di firmare la convocazione consegnata direttamente dal datore di lavoro.
Se la lettera raccomandata è il mezzo di convocazione più utilizzato, sono accettati altri mezzi purché consentano di giustificare le date di invio e ricezione: questo include l’invio tramite Chronopost o la lettera raccomandata elettronica, a condizione che il dipendente abbia accettato esplicitamente di ricevere invii raccomandati elettronici.
Il datore di lavoro invia la convocazione all’ultimo indirizzo conosciuto del dipendente.
È quindi responsabilità del dipendente comunicare qualsiasi cambiamento di residenza al datore di lavoro.
Infatti, il datore di lavoro è considerato aver adempiuto al suo obbligo e ha il diritto di proseguire la procedura anche se il dipendente rifiuta di accettare la raccomandata, è impossibilitato a ritirarla o non abita più all’indirizzo indicato al datore di lavoro.
Pertanto, è fortemente consigliato al dipendente di non ignorare una lettera raccomandata né di rifiutarla, ma di leggerla per conoscere il suo contenuto e prepararsi al meglio.
- Contenuto della convocazione al colloquio preliminare
Lo stesso articolo L.1232-2 del codice del lavoro impone che la lettera indichi l’oggetto della convocazione.
I giudici ritengono che la semplice menzione di un possibile licenziamento sia sufficiente per rispettare il requisito del testo.
Non è obbligatorio specificare il tipo di licenziamento.
Alcune convenzioni collettive impongono di specificare già nella fase di convocazione i motivi del licenziamento in questione, consentendo al dipendente di preparare più precisamente la sua difesa, ma non è la norma.
La lettera indica anche la data, l’ora e il luogo del colloquio preliminare.
Per quanto riguarda la data, si ricorda che il colloquio non può avere luogo prima di 5 giorni lavorativi dopo la prima presentazione della lettera raccomandata.
Per giorno lavorativo si intendono tutti i giorni della settimana che di solito si lavorano, escluso il giorno di riposo settimanale (di solito la domenica) e i giorni festivi di solito non lavorativi: quindi si tratta dei giorni dal lunedì al sabato.
Questo periodo di 5 giorni è previsto per consentire al dipendente di prepararsi al colloquio, in particolare chiedendo l’assistenza di una persona autorizzata.
Indipendentemente dagli imprevisti postali, questo periodo deve essere rispettato e il datore di lavoro che constata che il periodo di 5 giorni non può essere rispettato farebbe bene a prevedere il rinvio del colloquio.
Il colloquio può essere fissato al di fuori dell’orario di lavoro del dipendente, ma in questo caso il datore di lavoro deve pagare il tempo trascorso nel colloquio come tempo di lavoro.
Allo stesso modo, se il datore di lavoro può prevedere che il colloquio si svolgerà in un luogo diverso da quello in cui il dipendente svolge normalmente le sue mansioni, il dipendente ha diritto al rimborso delle spese di viaggio.
La convocazione deve anche indicare chiaramente le modalità di assistenza del dipendente.
Se l’azienda dispone di rappresentanti dei dipendenti (Comitato aziendale), il dipendente può essere assistito durante il colloquio da qualsiasi persona appartenente all’azienda.
Se l’azienda non dispone di rappresentanti dei dipendenti, il dipendente ha la possibilità di essere assistito da una persona appartenente all’azienda o da un consulente del lavoro di cui può trovare i contatti nell’elenco redatto dal Prefetto per ciascun dipartimento, disponibile presso le Direzioni regionali dell’economia, dell’impiego, del lavoro e della solidarietà (DREETS) e presso i comuni del luogo di residenza del dipendente.
Nella maggior parte dei casi, al dipendente viene chiesto di indicare in anticipo se sarà assistito, principalmente per questioni organizzative.
Le particolarità di alcune collaborazioni o circostanze particolari portano talvolta il datore di lavoro a considerare un colloquio preliminare a distanza.
Va notato che la Corte di cassazione considera irregolare un colloquio preliminare per telefono (Corte di cassazione, 14 novembre 1991, n°90-44195).
La posizione della Corte di cassazione è comprensibile poiché una chiamata telefonica non consente di verificare l’identità della persona che partecipa
al colloquio preliminare e non garantisce le stesse condizioni di un colloquio di persona.
Per quanto riguarda un colloquio preliminare tramite videoconferenza, i giudici hanno potuto ammettere che fosse valido nella misura in cui le circostanze particolari lo giustificavano (dipendente in assegnazione o espatriato, situazione sanitaria legata all’epidemia di COVID-19) e nella misura in cui il dipendente fosse d’accordo.
Il colloquio deve svolgersi in condizioni ottimali di trasmissione e ricezione dell’immagine e del suono.
Il rinvio del colloquio su richiesta del dipendente non è un diritto. Infatti, la Corte di cassazione stabilisce che l’assenza del dipendente debitamente convocato al colloquio preliminare non ha effetto sulla validità della procedura di licenziamento.
In definitiva, il dipendente non è tenuto a presentarsi al colloquio preliminare.
Si consiglia vivamente al dipendente di contattare un avvocato competente in diritto del lavoro per definire la migliore strategia in base alla procedura di licenziamento prevista e, in caso di partecipazione al colloquio preliminare, di essere assistito.
- Svolgimento del colloquio preliminare
Il giorno del colloquio preliminare, il dipendente può scoprire che il datore di lavoro non è solo ma accompagnato da una o più persone.
Questa situazione è intimidatoria, soprattutto se il dipendente si presenta da solo al colloquio.
In generale, è importante sapere che i giudici hanno ritenuto che la presenza di un numero eccessivo di persone che intervengono per conto del datore di lavoro renda la procedura irregolare: non si tratta più di un colloquio individuale preliminare a un eventuale licenziamento, ma di un’udienza davanti a un tribunale.
Così, a partire da 3 persone che intervengono per conto del datore di lavoro, i giudici hanno ritenuto che la procedura dovesse essere considerata irregolare (Corte di cassazione, camera sociale, 20 gennaio 2016, n°14-21346).
Il datore di lavoro non può essere assistito da una persona esterna all’azienda, come un avvocato o un ufficiale giudiziario.
Durante il colloquio, si instaura uno scambio tra datore di lavoro e dipendente: il datore di lavoro espone i motivi che lo portano a considerare un licenziamento e il dipendente presenta le sue spiegazioni, ricorda il contesto e fornisce eventuali elementi di giustificazione.
Nella fase del colloquio preliminare, il datore di lavoro non è tenuto a presentare documenti che possano confermare i motivi della decisione che intende prendere.
È solo nel contesto di una contestazione da parte del dipendente della decisione presa dal datore di lavoro che quest’ultimo dovrà giustificarla.
Al termine del colloquio, il datore di lavoro non deve indicare che la sua decisione è stata presa.
Infatti, il codice del lavoro gli impone un periodo minimo di riflessione: la lettera di notifica del licenziamento non può quindi essere inviata prima di due giorni lavorativi dopo la data del colloquio.
Se questo periodo non viene rispettato, la procedura è irregolare, il che dà diritto a un’indennità per il dipendente.
Quando il dipendente è assistito, il consulente del dipendente o la persona che lo assiste può redigere un resoconto del colloquio, che potrà essere prodotto nel contesto della contestazione della decisione.
Lo studio legale LBV AVOCATS rimane a vostra disposizione per accompagnarvi nelle vostre procedure.