Recentemente, in una sentenza del 23 ottobre 2024 (n°022-19726), la Corte di Cassazione ha ribadito che se il datore di lavoro non adempie a tutte le formalità richieste per l’implementazione o la modifica di un regolamento interno, un sindacato può richiedere in via d’urgenza la sospensione del regolamento. Solo i dipendenti possono avvalersi della sua inopponibilità.
Si tratta di un’occasione per ribadire i principi dell’implementazione del regolamento interno in azienda.
Infatti, l’implementazione di un regolamento interno è una fase cruciale per ogni azienda, poiché questo documento consente di definire le regole operative e stabilire i diritti e i doveri dei dipendenti all’interno dell’azienda, in materia di salute, sicurezza e disciplina. Dal 1° gennaio 2020, è obbligatorio in tutte le aziende con almeno 50 dipendenti.
In caso contrario, il datore di lavoro è soggetto a sanzioni penali e limitato nell’esercizio del suo potere disciplinare.

In quale contesto il regolamento interno è obbligatorio?

Prima del 1° gennaio 2020, l’implementazione di un regolamento interno era obbligatoria quando l’azienda impiegava almeno 20 dipendenti. Dal 1° gennaio 2020, l’implementazione di un regolamento interno è obbligatoria non appena l’azienda impiega almeno 50 dipendenti da 12 mesi consecutivi.

Le aziende con meno di 50 dipendenti possono anche scegliere di implementare un regolamento interno.

Attenzione, se l’azienda ha più sedi, bisogna verificare se il numero di 50 dipendenti è raggiunto a livello di azienda o a livello di singole sedi:

  • Se nessuna sede ha 50 dipendenti, il regolamento interno deve essere implementato a livello aziendale;
  • Quando una sede raggiunge 50 dipendenti, il regolamento deve essere implementato a livello di quella sede, tenendo conto delle specificità. Tuttavia, è accettato che, se le condizioni di lavoro sono identiche nelle varie sedi, il regolamento interno possa essere lo stesso per ogni sede.

Qual è il contenuto del regolamento interno?

Il regolamento interno è disciplinato dalla legge.

Il regolamento interno ha lo scopo di stabilire:

  • Le misure di applicazione della normativa in materia di salute e sicurezza nell’azienda o nella sede;
  • Le condizioni in cui i dipendenti possono essere chiamati a partecipare, su richiesta del datore di lavoro, al ripristino di condizioni di lavoro che proteggano la salute e la sicurezza dei dipendenti, qualora queste fossero compromesse;
  • Le regole generali e permanenti relative alla disciplina.

Deve inoltre stabilire e ricordare:

  • Le disposizioni relative ai diritti di difesa dei dipendenti in caso di procedura disciplinare (articoli L. 1332-1 a L. 1332-3 del Codice del lavoro);
  • Le disposizioni legali relative al mobbing (L.1152-1 a L.1152-6 del Codice del lavoro), alle molestie sessuali (L.1153-1 a L.1153-6 dello stesso codice) e agli atti sessisti (L.1142-2-1 dello stesso codice);
  • La protezione dei whistleblowers (denunciatori);
  • Le istruzioni in materia di salute e sicurezza;
  • Le regole relative alla disciplina (natura e scala delle sanzioni).

È possibile prevedere clausole che limitano i diritti e le libertà dei dipendenti, a condizione che siano giustificate dalla natura del compito da svolgere e proporzionate all’obiettivo perseguito.

Ad esempio, il regolamento interno non può vietare il matrimonio tra dipendenti o l’uso di perquisizioni o alcool test in tutte le circostanze.

Sono invece ammesse clausole che limitano la libertà di manifestare la propria religione, se proporzionate e giustificate dalla natura del ruolo (clausola di neutralità), il divieto di consumo di alcolici e la repressione di qualsiasi stato di ebbrezza per i dipendenti che occupano ruoli a rischio.

In generale, le clausole che mirano a limitare i diritti dei dipendenti devono essere redatte con precisione e cura per essere valide. Si consiglia vivamente di rivolgersi a uno studio legale per supporto e consulenza.

Qual è la procedura di implementazione?

Il regolamento interno è un documento che viene redatto unilateralmente dal datore di lavoro.

Deve essere redatto obbligatoriamente in francese, ma può essere accompagnato da traduzioni in altre lingue.

Quando l’azienda è dotata di rappresentanti dei lavoratori, il regolamento interno deve essere sottoposto al parere del Comitato Sociale ed Economico.

Si tratta di una semplice consultazione, ma obbligatoria. Se il datore di lavoro omette di sottoporre il regolamento interno al parere del Comitato, il regolamento non è opponibile ai dipendenti.

In caso di assenza di rappresentanti dei lavoratori, il datore di lavoro deve essere in grado di giustificarlo producendo il verbale di assenza dalle ultime elezioni professionali.

Il regolamento interno deve essere inviato:

  • All’ispettorato del lavoro, in due copie, insieme al parere del Comitato Sociale ed Economico;
  • Alla cancelleria del Consiglio dei Prud’homme presso la sede dell’azienda o della sede.

Deve essere anche esposto nei locali dell’azienda e/o pubblicato sulla intranet dell’azienda e comunicato a tutti i dipendenti.

Il datore di lavoro deve essere in grado di provare che il regolamento interno sia stato portato a conoscenza dei dipendenti: si consiglia pertanto di inviare una email ai dipendenti già presenti in azienda e di consegnare il regolamento interno ai nuovi dipendenti al momento dell’assunzione, come allegato al contratto di lavoro.

Il regolamento interno entra in vigore in azienda un mese dopo l’adempimento dell’ultima formalità, che si tratti della presentazione all’ispettorato del lavoro, alla cancelleria del Consiglio dei Prud’homme, o della comunicazione ai dipendenti.

Come modificare il regolamento interno?

Aggiungere, modificare o correggere il regolamento interno richiede di seguire le stesse formalità previste per la sua implementazione.

In caso contrario, la nuova versione non sarà opponibile ai dipendenti.

Eccezionalmente, se la modifica è stata imposta dall’ispettore del lavoro, la consultazione del comitato sociale ed economico non è necessaria. Saranno sufficienti le formalità di deposito e pubblicità.

Quali sono le conseguenze dell’assenza di regolamento interno o di irregolarità nella sua implementazione?

In assenza di regolamento interno:

  • Il potere disciplinare del datore di lavoro è limitato, poiché non può imporre altre sanzioni che non siano il licenziamento;
  • L’azienda è soggetta a una multa di quarta classe.

In caso di non rispetto della procedura di implementazione:

  • Il regolamento interno non è opponibile ai dipendenti e ogni sanzione che non sia il licenziamento è nulla;
  • L’azienda è soggetta a una multa di quarta classe;
  • Un’organizzazione sindacale può richiedere la sospensione del regolamento interno in via d’urgenza (Cass. Soc. 23/10/2024, n°22-19726).

Lo studio legale LBV AVOCATS è a disposizione per assistervi nelle vostre pratiche.